Gérer les non-conformités : déclaration, analyse et clôture
Un logiciel de gestion des non-conformités garde la trace de chaque écart, du constat à la vérification de l'action corrective. Dans projetqse, la fiche, l'analyse des causes et le plan d'action restent dans le même outil.
- Fiche de non-conformité
- Analyse Ishikawa
- Réclamations clients
- Plan d'action relié
- Logique ISO 9001
Un logiciel de gestion des non-conformités enregistre chaque écart à une exigence, qu'il vienne d'un audit, d'une réclamation client ou d'un contrôle, puis en suit l'analyse et le traitement jusqu'à la clôture. Dans projetqse, la fiche de non-conformité est reliée à l'analyse Ishikawa et au plan d'action commun. Le traitement reste traçable et consultable lors de l'audit de certification.
Un seul fil, de l'écart constaté à l'action vérifiée
Fiche de non-conformité centralisée
L'outil Non-conformité du module Système remplace les fiches papier et les classeurs Excel dispersés. Chaque fiche qualité ou HSE est accessible depuis un navigateur.
Analyse des causes avec Ishikawa
Le diagramme d'Ishikawa fait partie des outils du module Système. L'analyse se construit dans la plateforme, au lieu d'un fichier à part qu'il faudrait retrouver le jour de l'audit.
Actions dans le plan commun
Une action décidée pour traiter une non-conformité est visible depuis la fiche et dans le module Plan d'action, à côté des actions issues des audits et des accidents.
Constats d'audit suivis jusqu'au bout
Les constats du module Audits / Inspections qui révèlent un écart rejoignent le circuit de traitement des non-conformités au lieu de rester dans un rapport.
Déclarer, analyser, traiter et vérifier
Le traitement des non-conformités suit une boucle que la plateforme aide à documenter, sans formalisme plus lourd que ce que la norme demande.
- 01
Déclarer l'écart
La personne qui constate l'écart le déclare depuis un navigateur : description, origine (audit, réclamation, contrôle, fournisseur) et exigence concernée. La correction immédiate, comme isoler un lot, est notée aussitôt.
- 02
Évaluer et analyser les causes
Le pilote évalue la gravité et décide si une recherche de causes est nécessaire. Pour un écart significatif ou répété, l'analyse Ishikawa aide à remonter aux causes racines.
- 03
Mener l'action corrective
L'action corrective, avec son responsable et son échéance, rejoint le plan d'action commun. Elle reste rattachée à la non-conformité qui l'a déclenchée, ce qui évite les actions orphelines.
- 04
Vérifier l'efficacité et clore
Avant la clôture, le pilote vérifie que l'action a supprimé la cause et que l'écart ne revient pas. La fiche conserve la nature de l'écart, les actions menées et leur résultat.
Non-conformités et exigences ISO 9001 (§ 10.2)
La norme n'impose ni formulaire type ni méthode d'analyse : c'est à l'organisme de proportionner sa réponse à l'écart.
- ISO 900110.2
Ce que demande la norme
Réagir à la non-conformité : la maîtriser, la corriger et en traiter les conséquences.
Comment la plateforme aide
La fiche enregistre l'écart et la correction immédiate dès la déclaration, depuis un navigateur.
- ISO 900110.2
Ce que demande la norme
Évaluer s'il faut agir sur les causes pour éviter que l'écart se reproduise ou survienne ailleurs.
Comment la plateforme aide
L'analyse Ishikawa se construit dans la plateforme et débouche sur une action corrective reliée à la fiche.
- ISO 900110.2
Ce que demande la norme
Conserver des informations documentées sur la nature des non-conformités, les actions et leurs résultats.
Comment la plateforme aide
Écart, analyse, action et vérification restent liés et consultables par l'auditeur de certification.
- ISO 90018.7
Ce que demande la norme
Maîtriser les éléments de sortie non conformes, y compris leur acceptation par dérogation avec l'autorisation adéquate.
Comment la plateforme aide
La décision de dérogation se documente avec la non-conformité qu'elle concerne ; le circuit d'approbation se vérifie en démo.
- ISO 14001 et ISO 4500110.2
Ce que demande la norme
Traiter les non-conformités environnementales et santé-sécurité selon une logique d'action corrective comparable.
Comment la plateforme aide
Les non-conformités HSE suivent le même circuit et alimentent le même plan d'action que les écarts qualité.
Réclamations clients : une source de non-conformités
Une réclamation client signale souvent un écart que les contrôles internes n'ont pas détecté. Le module Qualité intègre la gestion des réclamations clients : une réclamation fondée est traitée comme une non-conformité, avec analyse des causes et action corrective. La réponse au client reste commerciale ; la correction du processus relève du système qualité.
- Réclamation enregistrée et analysée dans le module Qualité
- Réclamation fondée traitée comme une non-conformité
- Action corrective suivie dans le plan d'action commun
- Taux de réclamation client affichable au tableau de bord
Non-conformités fournisseurs
Un lot reçu hors spécification ou une prestation incomplète se trace comme les autres écarts, dans le même registre.
Sur la fiche de non-conformité
- Origine « fournisseur » identifiée
- Référence de la livraison concernée
- Exigence ou spécification non respectée
Avec le fournisseur
- Réclamation fournisseur rattachée à l'écart
- Analyse et réponse demandées au fournisseur
- Échanges menés par vos canaux habituels
Dans le pilotage
- Plan d'action fournisseur avec responsable et échéance
- Actions internes : contrôle à réception, cahier des charges
- Récurrence des écarts par fournisseur dans les indicateurs
Suivre les non-conformités dans le tableau de bord
Le tableau de bord du module Pilotage se personnalise selon ce que vous voulez suivre. Les non-conformités de tous les services et de tous les sites alimentent les mêmes indicateurs, ce qui aide à repérer les écarts qui se répètent et à préparer la revue de direction avec des données consolidées.
- Non-conformités ouvertes et closes
- Délai de clôture des écarts
- Récurrence par origine, processus ou site
- Avancement des actions correctives associées
Vos fiches de non-conformité sont sur Excel ?
Selon les modules concernés, une partie des données existantes peut être reprise. Apportez un exemple de votre fichier à la démonstration pour évaluer ce qui peut être importé.
Les réponses, avant de vous lancer.
Combien coûte le logiciel de gestion des non-conformités ?
Les tarifs ne sont pas publiés : ils sont établis sur devis selon la taille de votre structure, les modules choisis et le niveau d'accompagnement souhaité. Vous pouvez démarrer avec les modules les plus utiles, puis élargir. Une proposition tarifaire personnalisée est remise après l'échange de démonstration.
Peut-on reprendre nos fiches de non-conformité tenues sous Excel ?
Selon les modules concernés, il est possible de reprendre certaines données existantes. La reprise ou l'import de données fait partie des prestations de paramétrage proposées. Le mieux est d'apporter un exemple de votre fichier lors de la démo.
Le logiciel suffit-il pour répondre à l'ISO 9001 sur les non-conformités ?
Le logiciel ne rend pas conforme à lui seul : c'est votre organisation qui traite les écarts. La plateforme s'appuie sur la logique ISO et aide à conserver les informations que demande le § 10.2 : nature de la non-conformité, actions entreprises et résultat des actions correctives.
Qui peut déclarer une non-conformité et qui voit quoi ?
L'administrateur principal de votre compte crée les utilisateurs et gère leurs droits, avec des identifiants nominatifs. Vous décidez donc qui déclare, qui analyse et qui valide la clôture. La déclaration se fait depuis un navigateur web, sans installation sur les postes.
Comment sont gérées les non-conformités sur plusieurs sites ?
La plateforme s'adresse aussi aux entreprises multisites, et l'abonnement est dimensionné selon le nombre de sites, d'utilisateurs et de modules. Les non-conformités de chaque site alimentent le même plan d'action et le même tableau de bord, ce qui permet de comparer les sites.
Voyez le traitement d'une non-conformité de bout en bout
Pendant la démonstration de 45 minutes, un expert QSE vous montre le parcours complet d'une non-conformité : déclaration, analyse Ishikawa, action corrective et suivi dans le tableau de bord.
Demander une démo